Informatie over de bescherming van de persoonsgegevens van externe Leveranciers en adviseurs van Candriam
Datum laatste update: Juni 2023
Inleiding
Candriam, commanditaire vennootschap op aandelen (maatschappelijke zetel: Serenity - Bloc B, 19-21 Route d'Arlon, L-8009 Strassen, Luxemburg), haar bijkantoren, dochterondernemingen en Candriam Zwitserland (maatschappelijke zetel: rue du 31 décembre 40-42, CH-1207 Genève, Zwitserland) ("Candriam" of "wij" of "onze") verplichten zich tot het respecteren van de persoonsgegevens (de "Persoonsgegevens") van dienstverleners, externe adviseurs en contactpersonen van onze leveranciers (de "Aanbieders") die zij verzamelen in het kader van de diensten die zij aan Candriam verlenen (de "Diensten").
Voor de doeleinden van de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (Inclusief onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU) 2016/679 (hierna de “AVG”), de Dubai International Financial Centre Data Protection Law (DPL) en de Zwitserse Federale Wet Gegevensbescherming, gewijzigd of vervangen van tijd tot tijd en voor zover van toepassing) treedt Candriam op als "verantwoordelijke voor de verwerking" van uw Persoonsgegevens.
Candriam Zwitserland heeft Candriam, commanditaire vennootschap op aandelen met maatschappelijke zetel te Serenity - Bloc B, 19-21 Route d'Arlon, L-8009 Strassen Luxemburg, ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister van Luxemburg onder nummer B 37647, aangewezen als haar vertegenwoordiger binnen de Europese Unie voor de toepassing van de AVG.
De Persoonsgegevens van de Aanbieders worden verwerkt en opgenomen in personeelsbestanden/systemen die door Candriam worden beheerd met het oog op het beheer van de dienstverleningsrelatie en zoals verder beschreven in deze informatieve kennisgeving (de "Kennisgeving ").
Door eenvoudigweg diensten aan Candriam te verlenen na ontvangst van deze informatieve kennisgeving, erkent u dat u deze kennisgeving zorgvuldig hebt gelezen en zonder voorbehoud hebt aanvaard. U erkent tevens dat u de doeleinden en de grondslag voor de verwerking van uw Persoonsgegevens begrijpt. U erkent dat voortgezet gebruik zal worden beschouwd als voortgezette toestemming.
In geval van twijfel over de interpretatie van deze Kennisgeving, heeft de Franstalige versie voorrang op de andere versies.
- Verzameling van persoonsgegevens bij dienstverleners
- Candriam verzamelt en verwerkt de volgende categorieën Persoonsgegevens over de Dienstverleners op voorwaarde dat deze gegevens adequaat, relevant en beperkt zijn tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geslacht, moedertaal, nationaliteit, geluids-/stemopname;
- Contactgegevens: zakelijk e-mailadres, mobiel/vast (zakelijk) telefoonnummer; Persoonlijk e-mailadres en mobiel/vast telefoonnummer kunnen in uitzonderlijke omstandigheden (bijv. om dwingende gezondheidsredenen) worden verzameld;
- Beroepsgegevens: werkgever, functie, beloning (voor natuurlijke personen).
- Doeleinden van de verwerking
- De rechtsgronden voor onze verwerkingsactiviteiten van Persoonsgegevens zijn vastgesteld binnen de strikte grenzen van de doeleinden en voorwaarden van de artikelen 6, 9 en 10 van de AVG. Indien uw Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming of een gerechtvaardigd belang, hebt u de mogelijkheid om te allen tijde bezwaar te maken tegen deze verwerking. Dit bezwaar moet per e-mail naar het aan het einde van deze kennisgeving vermelde e-mailadres worden gestuurd.
- Candriam verzamelt, gebruikt en verwerkt Persoonsgegevens van Dienstverleners voor de volgende doeleinden:
- Toegangs- en faciliteitenbeheer;
- Beheer en controle van de werkrelatie;
- Naleving van het beleid en de procedures van Candriam en van de wettelijke en reglementaire vereisten;
- Risicobeheer;
- Governance;
- Beveiliging en bedrijfscontinuïteitsplanning;
- Levering en beheer van IT-diensten en ondersteuning.
- Candriam kan ook, in bepaalde omstandigheden (waaronder dwingende situaties in verband met gezondheid), Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken voor de volgende doeleinden: i) de organisatie van fysieke en/of digitale evenementen in verband met de Diensten, de verzending van elk element in verband met de organisatie van dergelijke evenementen naar het persoonlijke adres van de Aanbieder (bv. lunchbox, aperobox) en ii) de verwezenlijking van elk ander doel dat rechtstreeks verband houdt met het hierboven vermelde doel.
- Sommige van deze doeleinden houden rechtstreeks verband met het beheer van de arbeidsverhouding en/of de uitvoering van de Diensten, zodat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Andere kunnen voldoen aan de legitieme belangen van Candriam en haar dochterondernemingen en/of filialen bij het beheer en de marketing van hun activiteiten die door Candriam niet in strijd worden geacht met de belangen, vrijheden, rechten en grondrechten van haar Aanbieders (aangezien de gevolgen voor haar activiteiten groot kunnen zijn als Candriam bepaalde verwerkingen niet kan uitvoeren en de vastgestelde risico's op schade aan de belangen van het individu zich waarschijnlijk niet zullen voordoen). Mochten deze risico's zich voordoen, dan heeft Candriam voldoende voorzorgsmaatregelen getroffen om de gevolgen ervan te beperken.
- Openbaarmaking van persoonsgegevens van dienstverleners
- Een beperkt aantal personen binnen de HR, Legal, Compliance, Finance, Accounting, IT, Marketing, IT Helpdesk en bepaalde managers zullen toegang hebben tot de Persoonsgegevens van de Dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor het beheer van de arbeidsrelatie.
- Candriam kan beperkte Persoonsgegevens over Aanbieders delen met haar dochterondernemingen en/of filialen via directories, badge activering, need-to-know gebruik, zakelijke of IT ondersteunende toepassingen en business continuity/disaster recovery vereisten. Candriam heeft bij haar gelieerde ondernemingen passende waarborgen ingevoerd om de openbaarmaking van persoonsgegevens van de dienstverleners te beveiligen.
- Candriam kan ook Persoonsgegevens van de Aanbieders bekendmaken aan overheidsinstellingen en regelgevende instanties, rechtbanken en andere tribunalen en overheidsinstanties voor zover dit vereist of toegestaan is door toepasselijke wettelijke of regelgevende vereisten.
- Deze verstrekking van Persoonsgegevens vindt alleen plaats in het kader van de rechtsgrondslag die wordt gebruikt voor de verwerking van de betrokken Persoonsgegevens, met contractuele garanties voor de veiligheid en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens.
- Internationale transfer van persoonsgegevens door dienstverleners
- Sommige dochterondernemingen en/of filialen van Candriam waarmee Candriam Persoonsgegevens deelt, bevinden zich in landen buiten de Europese Unie waarvan de wetgeving niet voorziet in een niveau van bescherming van Persoonsgegevens dat vergelijkbaar is met dat van het land van herkomst.
- Indien nodig kan Candriam de Persoonsgegevens van de Dienstverleners ook delen met bedrijven die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie.
- Om een adequate bescherming van deze overdrachten te waarborgen, maakt Candriam gebruik van door de Europese Commissie erkende transfermechanismen zoals voorzien inde door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, overeenkomstig artikel 46, lid 2, van de AVG. Om een kopie van het overdrachtsmechanisme te verkrijgen, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres aan het einde van deze kennisgeving.
- Bewaring van persoonsgegevens van aanbieders
- Candriam zal persoonsgegevens van de dienstverleners niet langer opslaan dan nodig is om de in deze Verklaring genoemde doeleinden te vervullen of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die door de toepasselijke wetgeving wordt opgelegd. Voor meer informatie over de opslag van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via het op het einde van deze mededeling vermelde e-mailadres.
- Uw rechten
- Tenzij anders bepaald in de AVG of een andere wettelijke bepaling, hebben Aanbieders als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot het gebruik van hun Persoonsgegevens:
- Toegang: U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat Persoonsgegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt en om toegang te krijgen tot die Persoonsgegevens en om een reeks aanvullende informatie te ontvangen, zoals het doel van de verwerking, de betrokken categorieën Persoonsgegevens, ... U hebt het recht om een kopie te vragen van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren. Er bestaan uitzonderingen op dit recht. U kan de toegang tot uw Persoonsgegevens worden geweigerd indien, bijvoorbeeld, de ter beschikking stelling ervan aan u de onthulling van Persoonsgegevens van een derde partij zou inhouden, of indien het ons bij wet verboden is dergelijke informatie te onthullen. Neem contact met ons op via het e-mailadres onderaan deze kennisgeving.
- Juistheid: Wij streven ernaar uw Persoonsgegevens actueel te houden en de juistheid en volledigheid ervan te waarborgen. U kunt contact met ons opnemen via het aan het einde van deze Verklaring vermelde e-mailadres om ons op de hoogte te stellen van eventuele onjuistheden of wijzigingen in uw Persoonsgegevens, zodat wij uw Persoonsgegevens kunnen bijwerken.
- Intrekken: U heeft het recht om uw eerdere toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens in te trekken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar het e-mailadres aan het einde van deze kennisgeving.
- Bezwaar: In sommige gevallen hebt u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens.
- Beperking: In sommige gevallen hebt u ook het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te laten beperken.
- Schrapping: In sommige gevallen hebt u ook het recht om uw Persoonsgegevens te laten wissen.
- Overdraagbaarheid: U hebt het recht te verzoeken dat een deel van uw persoonsgegevens in een algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat aan u of aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke wordt verstrekt.
- Klacht: Indien u van mening bent dat uw rechten op bescherming van uw Persoonsgegevens zijn geschonden, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit of een vordering in te stellen bij een rechtbank.
- Er zijn uitzonderingen op deze rechten, bijvoorbeeld als wij wettelijk verplicht zijn uw Persoonsgegevens te blijven verwerken.
- U wordt in kennis gesteld van elke rechtzetting of schrapping van Persoonsgegevens of van elke beperking van de verwerking, tenzij een dergelijke kennisgeving onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost.
- Als u een verzoek wilt indienen om een of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar het e-mailadres dat aan het einde van deze kennisgeving is vermeld. Dit verzoek moet duidelijk het recht vermelden dat u wenst uit te oefenen en, indien van toepassing, de redenen daarvoor.
- Wij zullen u onmiddellijk van de ontvangst van dit verzoek op de hoogte brengen. Als het verzoek geldig is, zullen wij het zo snel als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk 1 maand na ontvangst van het verzoek inwilligen. Zo niet, dan zullen wij u binnen een maand na ontvangst van de aanvraag de redenen voor weigering meedelen.
- Wanneer wij u om Persoonsgegevens vragen, zullen wij trachten duidelijk te maken of dit noodzakelijk of facultatief is.
- U bent verplicht Candriam op de hoogte te stellen van wijzigingen of onjuistheden in de Persoonsgegevens.
- Vragen over de verwerking van persoonsgegevens door aanbieders
- Als u vragen heeft over deze kennisgeving of als u wilt: (i) toegang, overdracht, bezwaar, annulering, herziening, correctie of verzoek om verwijdering of beperking van de toegang tot uw Persoonsgegevens; (ii) enig ander verzoek; of (iii) een probleem in verband met Persoonsgegevens, neem dan contact op met: DPO[@]candriam.com.
- Hoewel Candriam hoopt alle vragen van externe Leveranciers en adviseurs te beantwoorden, heeft u bij onopgeloste problemen ook het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteiten. De bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming is de toezichthoudende autoriteit in het land waar Candriam actief is.
- Een volledige lijst van onze dochterondernemingen en bijkantoren is beschikbaar op: Juridische informatie
- Wijziging van deze mededeling
- Candriam behoudt zich het recht voor deze mededeling te allen tijde te wijzigen. Alle wijzigingen van deze kennisgeving zullen worden gepubliceerd op de webpagina Candriam Privacyverklaring. Controleer de site regelmatig op eventuele updates of wijzigingen. Indien wij wezenlijke veranderingen in deze Mededeling aanbrengen, zullen wij u daarvan op de hoogte stellen en uw toestemming vragen indien de toepasselijke wetgeving dit vereist.